TERMINIERUNG – das A und O bei ABIZEITUNG & ABIBUCH

Zeitplan Abizeitung? Ja genau. Einen Zeitplan mit klar definierten Meilensteinen solltet ihr unbedingt an den Anfang weiterer Planungen stellen. Die Chefredaktion sollte gemeinsam mit dem gesamten Komitee einen detaillierten Zeitplan mit Deadlines und Meilensteinen für euer Projekt „Abizeitung“ aufstellen. Erstellt eine Übersicht mit allen Aufgaben und geplanten Fertigstellungs-Terminen.

Bedenkt, dass bestimmte Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen können, als ursprünglich geplant. Um schlußendlich nicht in Zeitdruck zu geraten, Nachtschichten einlegen zu müssen oder gar den Drucktermin verschieben zu müssen, solltet ihr ordentlich Puffer einplanen. Je früher ihr mit allem beginnt, desto besser. Denn ihr werdet feststellen, dass die Zeit euch ganz von allein davon rennt.

Gerade, wenn es darum geht, von vielen einzelnen Personen Informationen/Fotos etc. einzusammeln, benötigt man oft mehr Zeit, als gedacht! Denn es gibt immer etliche Pappenheimer, denen man eine gefühlte Ewigkeit hinterherrennen muss, um das Nötige zu bekommen. Die eigene Stufe stellt eben meistens auch den Großteil der Inhalte bereit. Für die Abgabe dieser Inhalte braucht es feste Deadlines, an denen man offiziell nicht rütteln kann. Diese Deadlines müsst ihr natürlich öffentlich bekanntgegeben.

Vereinbart für jede Aufgabe eine voraussichtliche Frist, an denen diese erledigt sein soll. Bestenfalls habt ihr genug Manpower, um viele Aufgaben parallel zu erledigen. Und denkt immer dran: Es geht hier um Teamwork! Schließlich habt ihr alle das selbe Ziel: Ein unvergessliches Abibuch. Also kommuniziert regelmäßig untereinander – besonders, wenn einer in Zeitnöte kommt oder Hilfe benötigt. Vereinbart regelmäßige Treffen, bei denen ihr den aktuellen Stand besprecht, euren Zeitplan aktualisiert und gegebenenfalls gegensteuern könnt, wenn irgendetwas schief läuft.

Folgend eine Auflistung der wichtigsten Meilensteine beim Projekt „Abibbuch“, die ihr mit entsprechenden Deadlines belegen solltet. Am besten, ihr hangelt euch von hinten nach vorne – das heißt, ihr fangt mit dem Termin der Verteilung/des Verkaufs an eurer Schule an. Dann überlegt ihr, wie lange die einzelnen Positionen jeweils dauern und habt ganz am Ende der Kette den verbindlichen Redaktionsschluss, an dem alle Teams und Arbeitsgruppen ihre Aufgaben erledigt haben müssen.

Wann sollen die Abschlusszeitungen verkauft/verteilt werden? Beispielsweise am letzten Schultag.

Wann soll die Lieferung erfolgen? Da die Zeitungen meistens sehr schwer sind, empfehlen wir euch, die Abibücher direkt zur Schule liefern zu lassen. Denkt aber daran, dies vorher mit der Schulleitung zu besprechen! Um die Kisten auszupacken und sich auf den Verkauf vorzubereiten, solltet ihr mindestens einen Tag einplanen. Eventuell auch noch ein Tag mehr, falls die Lieferung zu spät oder sonst etwas dazwischen kommt.

Zurückgerechnet von eurem Wunsch-Liefertermin gibt es bei abigrafen.de natürlich eine Deadline zur Abgabe der Druckdaten. Schließlich wollt ihr ja, dass eure Abizeitung pünktlich geliefert wird. Die Liefer- und Produktionszeiten könnt Ihr unseren Angeboten entnehmen und dementsprechend zurückrechnen. Außerdem bieten wir für ganz eilige auch Express-Optionen an, durch welche die Lieferzeit fast halbiert wird.

Dies sollte aber auch nicht ausgereizt werden. Zudem besteht ja auch – leider Gottes – die Möglichkeit, dass die Druckdaten nicht korrekt angelegt wurden und nochmal überarbeitet werden müssen. Für diesen Fall sollte man nochmals Puffer einplanen.

Der kreative Part, also die graphische Umsetzung der Inhalte, muss ebenso fest terminiert werden. Bitte bestimmt diesen Termin in Absprache mit den Grafikern/Computerfreaks. Das Layout einer Abizeitung benötigt eine längere Zeit. Gerade für diesen Meilenstein im Projekt „Abizeitung“ solltet ihr besonders großzügig Zeit einplanen.
Vor der Übersendung der Druckdaten an abigrafen.de sollte ein verlässliches Team alle Inhalte nochmal sorgsam prüfen (z.B. Rechtschreibfehler, sind alle Schüler in der Zeitung vertreten,…). Plant für eventuelle Korrekturen nochmals ein paar Tage Zeit ein.

Alle Inhalte müssen zu diesem Zeitpunkt der Redaktion vorliegen. Ob Kursberichte, Fotos, Steckbriefe, Votings etc.

Bestenfalls fertigen die einzelnen Arbeitsgruppen/Teams zudem noch ihre eigenen Zeitpläne an.

Die Vorarbeit vom Abizeitungskomitee ist meistens recht aufwändig. Hier müssen die Inhalte und Struktur vom Redaktionsteam erarbeitet werden.

Terminierung in umgekehrter Reihenfolge festlegen:
→ Verteilung
→ Lieferung
→ Produktion
→ Layout
→ Redaktionsschluss
→ Konzepterstellung