Abishop: Tipps für die Abiparty – abigrafen.de

ALTERNATIVE LOCATIONS FÜR ABIPARTIES

Die Wahl der richtigen Abi Party Location sollte unter Berücksichtigung folgender, wichtiger Aspekten erfolgen. Denn wenn eure Abifete in der Schulaula, in einer Sporthalle oder auf einem stillgelegten Fabrikgelände steigen soll, ist dies mit erheblichem Mehraufwand und viel höheren Kosten verbunden (als beispielsweise eine Abi Party in der Disco). Insbesondere die rechtlichen Aspekte sind hier zu beachten: Ob Vergnügungssteuer, GEMA-Gebühren oder Veranstalterhaftpflichtversicherung. Lest euch am besten dazu auch die Abi Party Auflagen durch.

Checkliste für die Abi Party Location

→ Kapazität (Gästeanzahl, Platz für Bar, Theken, DJ…)
→ Strom- & Wasserversorgung
→ Kühlmöglichkeiten für Getränke
→ Sanitäranlagen / Toilettenwagen
→ Theken, Bars
→ Technische Ausstattung (Licht-/Tontechnik)
→ Gute Erreichbarkeit (öffentliche Verkehrsmittel)
→ Gesetzliche Sicherheitstandards (Notausgänge, Feuerlöscher….)
Brandwache oder Sanitäter auf der Abi Party vor Ort
Haftpflichtversicherung Abi Party
GEMA Gebühren
Vergnügungssteuer für die Abi Party zahlen
Genehmigung vom Ordnungsamt
Infos zur Schankerlaubnis für Abi Parties, Sperrzeit
→ Endreinigung

Für die Abi Fete in alternativen Locations, müsst ihr euch um vieles selbst kümmern. Viele Dienstleistungen müsst ihr wahrscheinlich extern einkaufen, was eure Abikasse dann natürlich zusätzlich belastet.

Der große Vorteil dieser Lösung: Die Gewinnspanne ist – wenn alles nach Plan läuft – oftmals deutlich höher, als in der Kooperation mit einer Discothek.

Egal, was ihr extern einkauft: Ihr solltet stets mehrere Angebote einholen und vergleichen. Vergesst dabei aber nicht, nur auf den Preis zu achten: Schließlich ist auch Qualität oder Umfang der Dienstleistung extrem wichtig oder mitunter sogar ausschlaggebend! Also Augen auf, bei der Wahl der richtigen Abi Party Location!

Rund um die Musik auf der Abi Party: Discjockey buchen

Das wichtigste auf einer gelungenen Abi Party ist natürlich die Musik! Wenn ihr als Abi Party Location keine Disco gewählt habt, müsst ihr euch selbst darum kümmern. Ihr braucht also mindestens einen guten DJ. Hier solltet ihr bestenfalls auf Empfehlungen zurückgreifen oder zumindest ein paar Demo-Tapes anhören. Auf blauen Dunst sollte man kein Booking vornehmen – da kann es schnell zu bösen Überraschungen kommen und euch ist die Laune gründlich verdorben. Bestenfalls brieft ihr den DJ eurer Wahl vor der Veranstaltung. Besprecht mit ihm eure musikalischen Wünsche, schreibt ihm auf, welche Lieder er auf jeden Fall spielen sollte und welche Musikrichtungen für euch ein absolutes „no-go“ sind. Bedenkt dabei immer, dass dabei der Geschmack der Masse entscheiden sollte. Mit einem guten Mix aus aktuellen Charts, House und R‘n‘B/Soul kann der DJ so gut wie nichts falsch machen und es ist für jeden etwas dabei.

Rund um die Musik auf der Abi Party: Licht-/Tontechnik

Wichtig ist – neben guter Musik – gleichwohl eine ausreichende Lichtanlage (beispielsweise mit Discokugel und bunten Scheinwerfern), die zur perfekten Partyatmosphäre und -stimmung einfach dazu gehören. Denn wer tanzt schon gerne unter grellen Neonröhren? Manche Lichtanlagen laufen automatisch, manche Systeme werden manuell vom DJ bedient.

Für einige Anlagen ist allerdings eine zusätzliche Person von Nöten – ein sogenannter Lightjockey. Fragt vorher nach, damit nicht am Ende eine Person zur Umsetzung fehlt. Falls eure gewählte Abi Party Location nicht über eine entsprechende Licht-/Tontechnik verfügt (vorher abfragen!), müsst ihr euch darum selbst kümmern. Allerdings bieten viele DJs gegen Aufpreis an, entsprechende Technik mitzubringen. Sprecht vorher mit ihnen ab, was ihr für euer Programm benötigt (Musikanlage, Lautsprecher, Verstärker, Mirofon, Discokugel, Scheinwerfer etc.).

Externe Getränkelieferanten für die Abi Party

Getränke solltet ihr auf Kommission ordern, da die zu verzehrende Menge im Vorfeld nur schwer abzuschätzen ist. Die meisten Getränkehändler lassen sich darauf ein. Versucht auch hier, ein bisschen zu handeln – empfehlenswert ist beispielsweise, den Bierpreis herunter zu handeln, da der Verbrauch hier erfahrungsgemäß hoch ist. Haltet eure Vereinbarungen mit dem Lieferanten schriftlich fest:

→ Was wird geliefert?
→ Wieviel von einzelnen Getränken wird geliefert?
→ Wann wird geliefert?
→ Welche Preise sind für die einzelnen Produkte vereinbart?
→ Können ungeöffnete Flaschen nachher wieder zurück gegeben werden (Kommission)?

Wichtig ist, genau abzuklären, wann die Lieferung erfolgt und wann optional Theken / Bars aufgebaut werden.

Eignes Servicepersonal für die Abi Party stellen

Hier werden traditionell die Schüler der unteren Jahrgangsstufen verpflichtet. Ob als Barkeeper oder Kellner, am Eingang, der Kasse, der Garderobe oder am Wertmarkenstand – kümmert euch rechtzeitig um helfende Hände.

Ein feiner Zug wäre dann, den Helfern ein paar Wertmarken / Freigetränke als Dankeschön zukommen zu lassen.

Je nach Location solltet ihr auch über Security am Eingang nachdenken. Eventuell kennt auch jemand aus der Stufe einen Kollegen aus dem Fitness-Studio, der für kleines Geld oder ein paar Freigetränke am Eingang die Aufsicht führt und bei Bedarf für Ordnung sorgt.

Wichtig ist auf alle Fälle, einen Bereich für die Garderobe der Gäste zu haben. Es gilt jede Menge Kleidungsstücke einzusortieren und nachher auch wieder zu finden, weshalb diese Aufgabe sorgsam ausgeführt und gut strukturiert werden muss. Kümmert euch frühzeitig um notwendiges Material wie Kleiderbügel, Aufhänger, Nummernzettel und Wechselgeld. Wenn eine Jacke verloren geht, haftet ihr dafür (davon entbindet euch auch kein Schild wie „Für Garderobe übernehmen wir keine Haftung“). Für den Inhalt in den Jacken – wie Ausweis, Handy oder Portemonaie seid ihr jedoch nicht haftbar.

TIPPS fürs Vofi-Komitee

Checkliste für die richtige Wahl der Abi Party Location

Alles auf einen Blick: Ladet euch hier die »kostenlose Checkliste für Abi Party Location (einem gemieteten Raum, Sporthalle, Fabrikgelände oder sonstige Locations) herunter.

abigrafen.de - Druckvorlage Schichtplan für die Abiparty

Überlegt frühzeitig, für welche Servicestationen ihr Personal benötigt und kümmert euch um Helfer – eine »Schichtplan-Vorlage könnt ihr euch kostenlos herunterladen.

Vor der Fete unbedingt einen Soundcheck machen

Wechselgeld für die Kasse (ggf. Garderobe) besorgen

Auf- & Abbauzeiten mit Location absprechen und bei Bedarf rechtzeitig um professionelle Hilfe (Hausmeister, Techniker…) für Auf-/Abbau kümmern.

Um Stolperfallen zu vermeiden, unbedingt verlegte Kabel mit Klebeband auf dem Boden fixieren