Erfolgreich eine Abi Party planen ist nicht schwer. Bei abigrafen.de gibt’s für euch jede Menge Tipps, Tricks und kostenlose Vorlagen. Bei der Planung können sich die „Freunde des Feierns“ so richtig auslassen. Wie bei allen Projekten sollte ein Vorbereitungs-Team zum Vorfinanzierung – das sogenannte Abi-Vofi-Komitee – gebildet werden. Zu allererst gilt es, die Rahmenbedingungen festzulegen.
Übersicht Abiparty
VOFI-KOMITEE & RAHMENBEDINGUNGEN
Abi Party planen * Step 1: Das Veranstaltungsdatum eurer Abiparty
Als erstes solltet ihr ein paar mögliche Daten für eure Veranstaltung festlegen, womit ihr die Lokalitäten eurer Wahl auf Verfügbarkeit prüfen könnt. Natürlich solltet ihr auf jeden Fall einen Freitag / Samstag auswählen – denn in der Woche gehen ja alle Mitschüler ganz brav in die Schule und müssen früh aufstehen.
Achtet bei der Wahl eures Datums auch auf Parallelveranstaltungen in der Nähe (wie beispielsweise wichtige Fußballspiele oder dergleichen). Schließlich wollt ihr ja ausreichend Gäste auf eurer Veranstaltung begrüßen.
Abi Party planen * Step 2: Das Budget für eure Abiparty festlegen
Das Budget für die Werbemaßnahmen muss festgesetzt werden. Dies sollten bestenfalls eure einzigen Ausgaben für die Vofi-Fete sein. Denn ihr wollt ja die Abikasse mit Geld füllen…
Da die Abi-Vofi-Fete oftmals die erste (Refinanzierungs-)Aktion der Abschlussklasse ist, solltet ihr zu diesem Zeitpunkt schon über Kapital verfügen. Das Orgateam „Finanzen“ sollte rechtzeitig ein Konto einrichten, auf das alle künftigen Abiturienten regelmäßig einen kleinen Betrag einzahlen. Im besten Fall können gezahlte Beträge der Abiturienten nach dem Abi komplett zurückgezahlt werden.
Vergesst nicht, neben euren Ausgaben für die Abi-Vofi-Fete auch die anderen Ausgaben mit einzukalkulieren (wie beispielsweise Abizeitung/Abiball). Bestenfalls setzen sich die Schatzmeister der jeweiligen Arbeitsgruppen zusammen und erstellen EINE gemeinsame Einnahmen/Ausgaben Übersicht, damit auch nichts vergessen wird und eine vernüftige Budget-Planung und Aufteilung auf die einzelnen Projekte möglich ist.
TIPPS fürs Vofi-Komitee
Damit auch die Schüler der Unterstufe auf eurer Abiparty zu Gast sein können, solltet ihr unbedingt eine Vorlage der »Erziehungsbeauftragung bereitstellen.
Schaut euch auch die »Tipps zur Refinanzierung und Budgetplanung für Abiturfeierlichkeiten (wie die Abiparty) an.