Externe Dienstleister für den Abiball bieten euch die Möglichkeiten, um Arbeit zu delegieren. Denn Arbeit gibt es an diesem Abend mit Sicherheit genug! Schließlich wollt ihr den Abend ja auch genießen. Allerdings belasten Eventagenturen oder externe Dienstleister die Abikasse. Also überlegt gut, was ihr vielleicht selbst stemmen könnt oder wo ihr Leute finden könnt (die euch helfen), bevor ihr teure Dienstleistungen von Dritten einkauft. Zu bedenken ist dabei auch, dass bei der Zuhilfenahme von externen Dienstleistern ein wenig Flexibilität verloren gehen kann, was die Planung angeht.
Egal, was ihr extern einkauft: Ihr solltet stets mehrere Angebote einholen und vergleichen. Vergesst dabei aber nicht, nur auf den Preis zu achten: Schließlich ist auch Qualität oder Umfang der Dienstleistung extrem wichtig oder mitunter sogar ausschlaggebend!
Für das Menü solltet ihr zu gleichen Teilen vegetarische und Fleisch-/ Fisch-Gerichte anbieten. Wichtig ist hierbei, wie viel Gramm pro Person eingerechnet wird – schließlich soll auch jeder satt werden. Und nur so könnt ihr auch herausfinden, ob der Preis für die angebotene Menge angemessen ist und verschiedene Angebote besser vergleichen. Empfehlenswert ist in jedem Fall immer, mit dem Partyservice / Caterer zu verhandeln. Ein Versuch ist es allemal wert.
Denkt daran, genau abzusprechen, wann das Essen am Abend geliefert werden soll. Für einen reibungslosen Ablauf kann es ratsam sein, dem Partyservice eine grobe Skizze der Location anzufertigen – zeichnet den Eingang für die Lieferung ein und markiert die Parkmöglichkeiten.
Zusätzlich könnt ihr natürlich noch eigene kulinarische Köstlichkeiten beisteuern: Salate, Desserts, Abimotto-Kekse etc.
Getränke solltet ihr auf Kommission ordern, da die zu verzehrende Menge im Vorfeld schwer abzuschätzen ist. Die meisten Getränkehändler lassen sich darauf ein. Versucht auch hier, ein bisschen zu handeln – empfehlenswert ist beispielsweise, den Bierpreis herunter zu handeln, da der Verbrauch hier erfahrungsgemäß hoch ist. Haltet eure Vereinbarungen mit dem Lieferanten schriftlich fest:
→ Was wird geliefert?
→ Wieviel von einzelnen Getränken wird geliefert?
→ Wann wird geliefert?
→ Welche Preise sind für die einzelnen Produkte vereinbart?
→ Können ungeöffnete Flaschen nachher wieder zurück gegeben werden (Kommission)?
Wichtig ist, genau abzuklärten, wann die Lieferung erfolgt oder wann optional Theken / Bars aufgebaut werden.
Für die richtige Stimmung auf dem Abiball ist wichtig, dass ihr einen guten Discjockey engagiert. Hier solltet ihr bestenfalls auf Empfehlungen zurückgreifen (beispielsweise von älteren Abschlussklassen), oder zumindest ein paar Demotapes anhören. Auf blauen Dunst sollte man kein Booking vornehmen – da kann es schnell zu bösen Überraschungen kommen und euch ist die Laune gründlich verdorben.
Bestenfalls brieft ihr den DJ eurer Wahl vor der Veranstaltung. Besprecht mit ihm eure musikalischen Wünsche, schreibt ihm auf, welche Lieder er auf jeden Fall spielen soll und welche Musikrichtungen für euch ein absolutes „no-go“ sind.
Bedenkt dabei immer, dass dabei der Geschmack der Masse entscheiden sollte. Mit einem guten Mix aus aktuellen Charts, House und R‘n‘B/Soul kann der DJ so gut wie nichts falsch machen und es ist für jeden etwas dabei. Für den Beginn – oder auch als feierlicher Einmarsch der Abiturienten – eignet sich (falls vorhanden) euer Abilied oder ganz traditionell ein Walzer, den die Absolventen mit einem Elternteil tanzen.
Entweder ihr schließt den inoffiziellen Teil an den offiziellen Teil an oder ihr lockert das offzielle Programm mit ein wenig Musik schon zwischendurch ein wenig auf.
Wichtig zu haben ist – neben guter Musik – gleichwohl eine ausreichende Lichtanlage (beispielsweise mit Discokugel und bunten Scheinwerfern), die zur perfekten Partyatmosphäre und -stimmung einfach dazu gehören. Denn wer tanzt schon gerne unter grellen Neonröhren? Manche Lichtanlagen laufen automatisch, manche Systeme werden manuell vom DJ bedient. Für einige Anlagen ist allerdings eine zusätzliche Person von Nöten – ein sogenannter Lightjockey. Fragt vorher nach, damit nicht am Ende eine Person zur Umsetzung fehlt.
Falls eure gewählte Räumlichkeit nicht über eine entsprechende Licht-/Tontechnik verfügt (vorher abfragen!), müsst ihr euch darum noch kümmern. Allerdings bieten häufig auch die DJs gegen Aufpreis an, entsprechende Technik mitzubringen. Sprecht vorher mit diesen ab, was ihr für euer Programm benötigt (Musikanlage, Lautsprecher, Verstärker, Mikrofon, Discokugel, Scheinwerfer etc.).
Hier werden traditionell die Schüler der unteren Jahrgangsstufen verpflichtet. Ob als Barkeeper / Kellner, am Eingang, der Kasse, der Garderobe oder am Wertmarkenstand – kümmert euch rechtzeitig um helfende Hände. Ein feiner Zug wäre dann, den Helfern ein paar Wertmarken / Freigetränke als Dankeschön zukommen zu lassen.
Je nach Location solltet ihr auch über Security am Eingang nachdenken. Eventuell kennt auch jemand aus der Stufe einen Kollegen aus dem Fitness-Studio, der für kleines Geld oder ein paar Freigetränke am Eingang die Aufsicht führt und bei Bedarf für Ordnung sorgt.
Wichtig ist auf alle Fälle ein Bereich für die Garderobe der Gäste. Es gilt jede Menge Kleidungsstücke einzusortieren und nachher auch wieder zu finden, weshalb dieser Aufgabe sorgsam ausgeführt und gut strukturiert sein muss. Kümmert euch frühzeitig um notwendiges Material, wie Kleiderbügel, Aufhänger, Nummernzettel und ggf. Wechselgeld, falls die Garderobe etwas kosten soll. Wenn eine Jacke verloren geht, haftet ihr dafür (davon entbindet euch auch kein Schild wie „Für Garderobe übernehmen wir keine Haftung“). Für den Inhalt in den Jacken – wie Ausweis, Handy oder Portemonaie seid ihr jedoch nicht haftbar.
Fotos und Videofilme vom Abiball sind besonders beliebte Erinnerungsstücke, die auch nach Jahren immer noch gerne angesehen werden. Falls ihr aus eigenen Reihen oder im Bekannten-/Freundeskreis niemanden mit entsprechender Ausrüstung (und Zeit sowie Lust) findet, könnt ihr auch diese Leistung extern einkaufen.
Fotografen können professionell eure Stufe, Familienbilder oder Einzelfotos ablichten oder die komplette Veranstaltung fotografisch festhalten. Alle Gäste am Eingang direkt zu fotografieren, ist eine gute Idee – dann ist jeder wenigstens schon einmal auf einem Foto vertreten. Das ganze kann beispielsweise vor einer Fotowand (z.B. einem PVC-Banner, gestaltet mit eurem Abimotto) arrangiert werden.
Vereinbart bestenfalls ein Pauschalhonorar mit Übertragung der Nutzungsrechte aller am Abend entstandenen Fotos. Alternativ bieten einige Fotografen die Leistung kostenlos an und benötigen dann lediglich einen Platz zum ausstellen und verkaufen der Bilder an die Gäste (das kann dann für den einzelnen schnell sehr teuer werden, weshalb wir euch die Pauschalregelung empfehlen!).
Alternativ oder zusätzlich könnt ihr natürlich auch noch ein Video eures Abiballs produzieren lassen.
In jedem Fall solltet ihr im Vorfeld mit Fotograf / Kameramann im Detail genau absprechen, was auf Foto- oder Filmmaterial gebannt werden soll – beispielsweise die Zeugnisübergabe eines jeden einzelnen, die Rede der Schulleitung etc.
