Wann sollte das Abiball Komitee gebildet werden?

Das Abiball Komitee bildet die Basis für die Planungen zu eurem Abiball. Ihr solltet euch nicht erst nach der bestandenen Abitur-Prüfung Gedanken über die Organisation und Programmpunkte des Abiballs machen. Mindestens ein halbes Jahr vorher, bestenfalls aber schon zu Beginn des letzten Schuljahres, sollte bereits ein Organisationsteam feststehen. Wir empfehlen eine entspannte Abiball Planung innerhalb von 10 Monaten.

Hier gilt: Viele Köche verderben den Brei! Aber auch: Zu wenig Leute bekommen (neben einem Nervenzusammenbruch) die umfangreiche Planung nicht alleine hin.

Euer Abiball Komitee sollte aus einer hauptverantwortlichen Person bestehen, einem Schatzmeister mit Blick auf die Finanzen und weiteren Organisations-Teams.

Darüber hinaus solltet ihr für relevante Aufgabenbereiche verantwortliche Personen finden. Hier kann – je nach Umfang der Aufgaben – auch eine Person mehrere Themenfelder übernehmen. Grundsätzlich kann man nicht genug helfende Hände haben. Wichtig dabei ist jedoch, dass klare Verantwortlichkeiten gesetzt werden. Wenn jeder unkontrolliert irgendwas organisiert und entscheidet, habet ihr am Ende keinen gut vorbereiteten Abiball, sondern Chaos und vielleicht sogar Arbeit doppelt gemacht.

Das Abiball Komitee kann in folgende Bereiche aufgeteilt werden, um die sich jeweils ein oder zwei Mitschüler schwerpunktmäßig kümmern:

• Abiball Location
• Abiball Programm
• Catering / Partyservice / eigenes Buffet / Getränke
• Diskjockey / Live Band / Show-Act
• Servicepersonal (Barkeeper, Kellner, Kasse / Wertmarken, Eingang, Garderobe, Security…)
• Multimediapersonal (Fotografen, Kameraleute…)
• Vorverkauf (Eintrittskarten für Abiball & Afterparty)
• Werbemittel (Einladungen / Eintrittskarten, Programmheft, Getränke-/Menükarten, Einlass-Stempel, Wertmarken & Hinweisschilder für den Abiball, Flyer & Plakate für die Afterparty)
• Ausstattung (Licht-/Tontechnik, Bar, Stühle / Tische, Garderobe)
• Abiball Dekoration (Luftballons, Tischdeko, Bühnenbild…)
• Finanzierung des Abiballs
• Genehmigungen & Auflagen
• Sitzordnung (Tischkarten / Namensschilder)

Der Hauptansprechpartner ist immer der Gruppenleiter, bei dem alle Informationen zusammenlaufen. Zu beachten ist unbedingt, dass die Aufgabenbereiche untereinander vernetzt sind. Beispielsweise kann kein Cateringservice ohne Rücksprache mit dem Schatzmeister der Abikasse erfolgen. Und ihr könnt auch keinen Live-Act buchen, wenn die Location keine Bühne hat. Was wir damit sagen wollen: Sprecht euch untereinander ab. Am besten ihr trefft euch regelmäßig und bringt euch gegenseitig auf den aktuellen Stand.