Abiball Planung: FESTLEGUNG DER WICHTIGSTEN FAKTEN

Die Abiball Planung sollte strukturiert ablaufen. Bevor ihr ins Detail geht, solltet ihr die wichtigsten Fakten festlegen. Dazu gehören Überlegungen zur Gästezahl, erste Ideen zur Programmgestaltung und die Festlegung des Veranstaltungstermins. Natürlich müsst ihr euch am Anfang auch über die Kosten informieren und ein Budget festlegen. Dazu solltet ihr auch die Möglichkeiten zur Refinanzierung nicht außer Acht lassen.

Zuallererst solltet ihr eine Umfrage starten, aus dessen Ergebnis hervorgeht, wie viele Personen am Veranstaltungsabend des Abi-Balls anwesend sein werden. Dazu gehören neben der kompletten Abiturklasse natürlich die Familienangehörigen, Freunde, Schulleitung, Lehrer, Sekretärinnen/Sekretäre, Hausmeister, Ehemalige und Schulsprecher.

Um die Anzahl nicht ausufern zu lassen, könnt ihr auch eine maximale Gästeanzahl für jeden Abiturienten festlegen (natürlich muss gerade auf große Familien Rücksicht genommen werden!). Wenn also feststeht, wie viele Personen verbindlich kommen, ist die Größenordnung der Räumlichkeit festgelegt.

Bevor ihr mit der Suche einer geeigneten Location beginnen könnt, müsst ihr allerdings noch grob die Programminhalte festlegen. Wenn Sketche / Theaterstücke / Tänze etc. aufgeführt werden sol- len, ist eine Bühne mit entsprechender Technik empfehlenswert – sind ausschließlich Reden oder sogar die Zeugnisübergabe geplant, kann dies auch auf einem einfachen Podium passieren.

Wenn es eine Tanzfläche geben soll, dann ist natürlich neben einer leistungsfähigen Musik-/Tonanlage auch eine gute Lichtanlage für entsprechende Atmosphäre von Nöten.

Ein ganz entscheidender Punkt ist die Festlegung eines Datums für euren Abiball. Bestenfalls einigt ihr euch auf einen Wunschtermin sowie ein bis zwei alternative Ausweichtermine – denn ob die Location eurer Wahl noch frei ist, muss erst abgeklärt werden. Bei der Wahl des Datum ist freitags oder samstags sinnvoll, denn dann können auch alle Berufstätigen so lange bleiben, wie sie möchten.

Achtet bei der Wahl eures Datums auch auf Parallelveranstaltungen in der Nähe – dies wäre beispielsweise für die Parkplatzsituation relevant. Ebenfalls sollte an eurem „Tag der Tage“ nicht gerade ein WM-Fussball Finale sein, denn dann wird es unter Umständen schwer, den Vati hinter dem Fernseher weg zu locken.

Bestenfalls liegt der Termin außerhalb der Ferien und auch nicht an einem verlängerten Wochenende, da zu diesen Zeiten die Gefahr groß ist, dass viele potentielle Gäste gerade im Urlaub sind.

Auch die Abiturienten selbst sollten einen finanziellen Beitrag leisten. Das Orgateam „Finanzen“ sollte rechtzeitig ein Konto einrich- ten, auf das alle künftigen Abiturienten regelmäßig einen kleinen Betrag einzahlen. Im besten Fall können gezahlte Beträge der Abiturienten nach dem Abi komplett zurückgezahlt werden.

Ganz wichtig: Vergesst nicht, neben euren Ausgaben für den Abiball auch die anderen Ausgaben mit einzukalkulieren (wie beispielsweise Abizeitung / Abibuch). Bestenfalls setzen sich die Schatzmeister der jeweiligen Arbeitsgruppen zusammen und erstellen EINE gemeinsame Einnahmen / Ausgaben Übersicht, damit auch nichts vergessen wird und eine vernüftige Budget-Planung und Aufteilung auf die einzelnen Projekte möglich ist.

Bezieht in eure Gesamtkalkulation auch die Refinanzierungsmöglichkeiten mit ein – diese können beispielsweise sein:

→ Eintrittsgelder Abiball
Lehrer und Abiturienten bezahlen in der Regel keinen Eintritt, dafür aber alle weiteren Gäste

→ Spenden / Zuschüsse von Sponsoren
zum Beispiel für Logointegration auf ausgewählten Werbemitteln oder für eine Anzeige in eurer Abizeitung / eurem Abibuch

→ Abi-Vorfinanzierungsfete / Oberstufenparty (Eintrittsgelder, Getränkeverkauf, Garderobe)

→ Förderung durch Schule
Förderverein, Sponsoren, Elternrat etc.

→ Sonstigen Aktionen
zur Aufbesserung der Abi-Kasse wie beispielsweise Flohmarkt auf dem Schulhof, Kuchen-/Waffelverkauf in der Schul-Cafeteria / dem Schulkiosk, Konzert mit der Schülerband / dem Schulorchester, Gewinnspiel oder Ähnliches

Auch die Abiturienten selbst sollten einen finanziellen Beitrag leisten. Das Orgateam „Finanzen“ sollte rechtzeitig ein Konto einrichten, auf das alle künftigen Abiturienten regelmäßig einen kleinen Betrag einzahlen. Im besten Fall können gezahlte Beträge der Abiturienten nach dem Abi komplett zurückgezahlt werden.

Überlegt Möglichkeiten zur Refinanzierung, um euer Budget für den Abiball zu erhöhen, z.B. »Tipps zur Refinanzierung und Budgetplanung für den Abiball