Abiball planen: Servicepersonal

Abiball planen

Servicepersonal

Und da sind wir wieder! Letztes mal ging es um die passende Location für euren Abiball und die dazugehörigen Auflagen. Aber ohne helfende Hände läuft auf eurer Feier gar nichts. Das heißt, als nächstes muss das servicepersonal engagiert werden. Dazu gehört das Catering, die Technik und weiterer Service. Ihr müsst also erst einmal wissen, was ihr überhaupt wollt. Natürlich könnt ihr einiges selbst machen, aber Ihr wollt euch an eurem besonderen Tag sicher etwas zurücklehnen und den tag genießen. Schließlich seid ihr hier um zu feiern und nicht um den ganzen Tag umher zu rennen und eure Gäste zu bedienen.

 

Abiball planen: Servicepersonal

Abiball planen: Servicepersonal

Servicepersonal: Catering

Je nach Location ist es möglich, dass euch das Cateriung gestellt wird. Dann habt ihr jedoch weniger Auswahl. Viele Veranstalter sind nämlich an bestimmte Caterer oder an ihre eigene Küche gebunden. Falls ihr aber freie Wahl habt, was das Catering angeht, habt ihr viele Optionen. Buffet oder Menüs von der Karte? Danach bleibt noch die Frage: Welche Gerichte? Was soll man servieren, damit es jedem schmeckt? Soll überhaupt etwas gebucht werden, oder soll das Catering aus Selbstgemachtem bestehen? Wie wichtig ist Catering?
Leider können wir euch diese Frage nicht pauschal beantworten, da diese Entscheidung größtenteils bei euch liegt.

Natürlich können eure Gäste sich ihr Menü selbst zusammenstellen, wenn ihr ein Buffet anbietet. Auf der anderen Seite wirken Menüs von der Karte feiner und tragen ein Restaurant-Feeling mit sich. Falls euer Abiball sehr edel wirken soll, wäre Dies eine super Option um euren Abiball noch königlicher zu machen. Natürlich geht solch ein Luxus auf die Abikasse. Behaltet also unbedingt euer Budget im Auge.

 

Servicepersonal: Licht- & Tontechnik

Nachdem ihr euch für das Catering etc. entschieden habt, geht es weiter mit der technischen Umsetzung des Events. Das heißt Musik, Beleuchtung und Ton. Wir fangen am besten vorne an.

Eine Liveband kann eurer Feier mehr Leben, Energie und ihren eigenen Sound verleihen. Ob sie ihre eigenen Songs spielen, oder Covers. Jedoch ist das Repertoire von Livebands meist nicht so umfassend, wie das eines DJs. Schließlich hat ein DJ eine riesige Playlist aus der er je nach Belieben Songs auswählen kann. Livebands sind an die Songs gebunden die sie auch kennen und spielen können. Dadurch gestalten sich Song-Wünsche etwas schwierig. Aber auch nicht jeder DJ erlaubt gewünschte Songs. Das muss vorab geklärt werden. Genauso wie die Musikrichtungen die er spielen soll und welche er lieber vermeiden sollte.
Meistens sind DJs in der Lage, länger spielen zu können als Livebands, da die Aufgabe eines DJs nicht so viel Körpereinsatz erfordert. Livebands brauchen meist mehr Pausen zwischen ihren Sets, während DJs oft nur eine Pause zwischendurch brauchen. Das kommt aber ganz darauf an, wen ihr engagiert.

Sollte das Budget euch jedoch knapp werden, empfehlen wir euch das Engagieren eines DJs statt einer Liveband. Da bei der Performance einer Liveband mehr… naja, Performance ins Spiel kommt, müsst ihr eurer Band mehr bezahlen als eurem DJ.

Beleuchtung und Ton sind oft bereits vorhanden, wenn ihr die Location bucht. Denkt daran vorher nachzufragen um sicher zu gehen, dass auch hinterher nichts fehlt. Die Licht- und Tonanlagen sind oft recht verschieden und brauchen ein wenig Zeit um sich daran zu gewöhnen. Möglicherweise kann euer DJ das Licht je nach Song ändern. Andere Anlagen brauchen eventuell eine extra Person. Diese müsst ihr dann natürlich engagieren. Macht euch also unbedingt schlau über die Möglichkeiten, die eure Location zu bieten hat, bevor ihr anfangt euer Servicepersonal zu engagieren.

 

Sonstiges

Ihr habt euer Catering, ihr habt eure Musik und ihr habt eure Technik Experten. Nun kommen wir zum Rest des Servicepersonals. Oft werden dafür Schüler des jüngeren Jahrganges verpflichtet. Manchmal haben Schulen eine Abmachung: Wenn sie am Abiball des Vorjahres ausgeholfen haben, dürfen sie Hilfe des Jahrganges unter ihnen beanspruchen. Fragt doch herum, ob sich solch eine Abmachung lohnt. Aber was für Jobs habt ihr überhaupt zu vergeben? Das Catering ist bestellt, aber ihr braucht noch Barkeeper, die euren Gästen die Getränke ausschenken, Gegebenenfalls Kellner, je nachdem, ob ihr so einen Dienst anbieten wollt. Ihr braucht Personal für die Kasse (vorzugsweise Leuten denen ihr vertraut), die Garderobe und den Wertmarkenverkauf. Ihr könnt eurem Personal ja ein Paar Wertmarken oder Freigetränke für die Hilfe anbieten.

Je nachdem, was für eine Location ihr gewählt habt, macht es Sinn Security zu haben, die falls nötig für Ordnung sorgen. Für diesen Job eignen sich die Schüler aus dem jüngeren Jahrgang nicht besonders. Vielleicht habt ihr ja Beziehungen zu jemandem, der sich bereitstellt um diesen Job für wenig Geld zu übernehmen.

Als nächstes müsst ihr euch die frage stellen: Wie gut soll dieses Ereignis dokumentiert werden? Ihr wollt doch sicher mindestens einen Fotografen auf eurem Abiball haben. Aber sollen noch mehr Kameraleute vor Ort sein, um eventuell ein Video von eurer Abschlussfeier zu drehen? Wollt ihr eine Fotowand für tolle Erinnerungen aufbauen? Das müsst ihr bloß mit euch und eurem Budget vereinbaren.

 

Die Location ist gebucht, Alle rechtlichen Dinge sind geklärt und Das Servicepersonal ist engagiert. Wenn ihr alle Fronten abgedeckt habt, geht es weiter zum Endspurt der Abiball Planung! Wir hoffen, dass wir euch einige Anhaltspunkte für die Planung des Servicepersonals geben konnten! Falls ihr mehr Infos sucht, haben wir die für euch! Tipps & Tricks zu externen Dienstleistern für den Abiball!

– Jana vom abigrafen.de-Team