REFINANZIERUNG EURER ABIPROJEKTE

Die Abiprojekte Abizeitung, Abishirts und der Abiball kosten zusammen genommen so einiges. Je nach euren Vorstellungen kann der Finanzbedarf schnell bei 10.000 Euro oder deutlich mehr landen. Deshalb gilt: Von Anfang an müsst ihr das Gesamtbudget im Auge haben und schon im Vorfeld überlegen, wo ihr die benötigte Kohle dafür herbekommt. Schließlich soll nicht jeder aus der Stufe Unmengen an Kohle zuschießen müssen. Um überhaupt erstmal zu wissen, was genau an Kosten auf euch zukommt, müsst ihr folgendes tun:

Überlegt euch ersteinmal – völlig losgelöst von den Kosten – was genau ihr möchtet. Dies betrifft alle Abiprojekte: Von der Abizeitung über Abishirts bis hin zum letzten Schultag und dem Abiball. Hierzu sollte für jedes Abiprojekt ein Komitee gebildet werden, denn einer allein kann diese Aufgabe nicht bewältigen.

Dem Abiball – als teuerstes Abiprojekt – sollte dabei besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Beispielsweise sollte das Abiball-Komitee überlegen, wie der Abiball genau aussehen soll. Wird in einer externen Location gefeiert oder findet der Abiball in der Schulaula statt? Soll es ein hochwertiges Catering mit außergewöhnlichen Speisen sein oder bringt Angelo von nebenan vierzig Familienpizzen vorbei? Wollt ihr Champagner trinken oder Sekt schlürfen? Werden die Getränke vom Lieferanten gebracht und auf Kommission gekauft oder schleppt ihr die Kisten selbst? Soll ein professioneller Fotograf den Abend begleiten oder möchtet ihr vielleicht eine mobile Fotobox aufstellen? Ist ein angesagter DJ geplant oder steht ein Mitschüler an den Turntables? Sind nur eure Eltern / Verwandte eingeladen oder plant ihr auch noch einen inoffiziellen Teil mit Schülern der Unterstufe und einer rauschenden Party? Ordert ihr Servicepersonal / ein Security-Team für den Abend und eine Putzfrau für danach oder macht ihr alles selbst? Müsst ihr die Technik (Licht & Ton) extern einkaufen oder wird diese von der Location gestellt? Soll der Raum passend zu eurem Abimotto individuell dekoriert werden oder reicht euch der unpersönliche Standard? Soll es einen Kartenvorverkauf geben und wer gestaltet und produziert die Eintrittskarten? Braucht ihr Tischkarten, damit es am Abend nicht zu Chaos bei der Platzvergabe kommt oder Dekorationsartikel wie Luftballons mit eurem Abimotto?

Fragen über Fragen, auf die ihr Antworten finden müsst. Erst dann geht es weiter zum nächsten Schritt.

Dieser Punkt ist eine sehr zeitraubende Aufgabe. Die einzelnen Abi-Komitees müssen erstmal auf die Suche nach Location, Dienstleistern und Dekorationsartikeln machen. Um ein gutes Gefühl für einen fairen Preis zu haben, solltet ihr in jedem Fall gleich mehrere Anfragen stellen und die Angebote im Detail vergleichen. Beim Vergleich solltet ihr aber unbedingt auch auf das Kleingedruckte achten. Denn Dienstleistungen können in Umfang und Art stark abweichen und Produkte können gute und schlechte Qualitäten haben.

Bestenfalls könnt ihr auf Anbieter zurückgreifen, die euch empfohlen werden und wo ihr sicher sein könnt, dass das Preis-Leistungsverhältnis passt und ihr euch auf termingerechte Umsetzung / Lieferung verlassen könnt. Bitte beachtet, dass das Einholen von Angeboten einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Viele Lieferanten oder Dienstleister brauchen ein paar Tage mehr um euch eine Rückmeldung zu geben. Deshalb solltet ihr früh genug damit beginnen!

Habt ihr die Angebote für all Eure Wünsche erhalten und verglichen, könnt ihr das Gesamt(wunsch)Budget ausrechnen. Dazu setzen sich alle Abi-Komitees zusammen und erstellen gemeinsam EINE Übersicht mit geplanten Ausgaben, damit auch nicht vergessen wird. Hier solltet ihr die einzelnen Positionen innerhalb eines Abiprojektes gesondert aufschlüsseln, damit ihr bei Bedarf einzelne Positionen streichen könnt. Auch ist eine Priorisierung der einzelnen Positionen sinnvoll. ihr könnt beispielsweise die Prioritäten „auf jeden Fall“, „wäre schön, wenn“ und „nur dann, wenn Geld übrig ist“ vergeben.

Bestimmt seid ihr jetzt erstmal geschockt von der errechneten Gesamtsumme. Steckt euch vorab ein kleineres Ziel und errechnet die Summe für die Positionen mit der Priorität „auf jeden Fall“. Diese Summe müsst ihr also definitiv finanziert bekommen. Zur Refinanzierung gibt es unterschiedlichste Wege.

Ob »Abiparties zur Vorfinanzierung, »Werbeanzeigen in Abizeitung oder Abibuch(überregionale Sponsoren und »Sponsoren aus dem Umfeld, Förderung durch die Schule (Förderverein oder Elternrat), Waffelverkauf auf dem Schulhof oder Einzahlung durch die Schüler der Abschlussklasse – alles ist möglich. Die Auflistung der gängigsten »Refinanzierungsmöglichkeiten für Abschlussklassen gibt euch erste Ansätze. Je nach Motivation und Kreativität sind darüber hinaus noch viele weitere Möglichkeiten umsetzbar.

Das Orgateam „Finanzen“ sollte auf dem Refinanzierungsplan stets den aktuellen Status festhalten. So könnt ihr auf einen Blick sehen, was schon sicher finanziert werden kann und was es noch zu erreichen gilt. Habt ihr alle Positionen mit der Priorität „auf jeden Fall“ erfolgreich finanziert, geht ihr weiter zu den Positionen mit „wäre schön, wenn“.

Der aller wichtigste Aspekt bei der Refinanzierung eurer Abiturfeierlichkeiten ist und bleibt die Zeit. Wer früh genug anfängt und genügend Mitschüler für die Umsetzung gewinnt, kann sich auch teure Wünsche erfüllen. Alles ist möglich!

Für die frühen Vögel bieten sich als klassische Möglichkeit zur Vorfinanzierung Abiparties an. Rechtzeitig geplant und durchgeführt, könnt ihr so im Vorfeld schon ordentlich Kohle scheffeln und bei Seite legen.

Falls ihr selbst aktiv werden möchtet, solltet ihr in unsere umfangreichen »Tipps & Tricks schauen. Dort findet ihr ausführliche Anleitungen zu allen Abiprojekten.