Liebes Kommitee der Organisation Abiparty,
liebe angehende Abiturienten des Jahrgangs 2014,
 
nun, da das Abi 2013 gelaufen ist, seid ihr endlich an der Reihe: Abiparty, Abigag, Abischerz und Abizeitung sind wohl die wichtigsten Projekte für das Abi-Planungsteam. Natürlich gibt es jede Menge zu tun und ihr solltet mit der Planung und Organisation von einem speziellen Teilbereich nicht zu lange warten: Die Abiparties im Vorfeld!
 

Organisation Abiparty: Mit Vorfinanzierungsfeten die Abikasse füllen!

Abifeten bieten die lukrativste Möglichkeit zur Refinanzierung eurer Kosten, die ihr beispielsweise für euren Abiball und die Abizeitung benötigt. Es ist schon fast zum Standard aller Abschlussklassen geworden, im Vorfeld durch selbst organisierte Parties und Feten für Abiturienten, Oberstufenschüler oder auch Schüler der Mittelstufe, ordentlich Geld zu sammeln. Deshalb ist die Organisation Abiparty so wichtig!
 
Je mehr Geld ihr in der Zeit vor dem Abi erarbeiten könnt, desto weniger muss am Ende jeder einzelne Abiturient / oder eure Stufenkasse beisteuern. Bezüglich der Umsetzung vom Abiball oder beim Druck eurer Abizeitung entscheidet letzendlich euer zur Verfügung stehendes Budget über Ausführung und Qualität. Insofern gilt: Man kann gar nicht genügend Geld sammeln.

Organisation Abiparty: Finanzen planen und Budget festlegen

Ihr habt zwei Möglichkeiten für die Budgetierung eurer Abiprojekte:
A) Ihr verdient im Vorfeld so viel Geld, wie möglich, und schaut dann, was ihr euch damit alles finanzieren / leisten könnt
B) Ihr stellt im Vorfeld einen Finanzplan auf und schaut, wieviel Kapital ihr erarbeiten müsst
 
Wichtig ist in jedem Fall die Ende Zusammenarbeit aller Abi-Gremien: Ob Abiball-Komitee, Abizeitungs-Team, Orga-Gruppe für den letzten Schultag oder Komitee Organisation Abiparty… Alles sollte in eine gemeinsame Finanzplanung münden. Am besten ihr erstellt eine gemeinsame Übersicht über geplante Einnahmen und Ausgaben und setzt euch regelmäßig in den Vorbereitungsteams zusammen, um die Übersicht stets aktuell zu halten.

Organisation Abiparty: Was ihr beachten müsst

Eine Party zu organisieren hört sich erst einmal recht easy an. Doch gerade für unerfahrene Veranstalter gibt es jede Menge zu beachten. Allein die rechtlichen Aspekte, wie GEMA-Gebühren, Schankerlaubnis, Veranstalter-Haftpflicht, Genehmigungen vom zuständigen Ordnungsamt, Vergnügungssteuer, Notausgänge, Sanitäranlagen oder Versammlungsstättenordnung, sind bei den Planungen und der Umsetzung einer Abifete nicht zu unterschätzen.
 
Vielerorts bieten erfahrene Veranstalter Hilfe an – ihr könnt natürlich auch extern eure Abiparty organisieren lassen. Der Nachteil: Hier ist die Gewinnspanne oft höher, als bei selbst organisierten Feten. Vorteil: Ihr braucht euch beispielsweise um oben genannte Dinge nicht selbst kümmern und oft werden auch noch notwendige Dienstleister vermittelt.
 
Genügend Personal soweit bei Bedarf externe Dienstleister benötigt ihr natürlich. Ihr braucht Servicepersonal (für Theke, Bar, Wertmarken, Garderobe, WC), DJs und Security. Dazu noch einen Getränkelieferanten.
 
Auch die Ausstattung muss organisiert werden: Licht- & Tontechnik, Theken, Kühlmöglichkeiten für Getränke etc.

Organisation Abiparty leicht gemacht: Kostenlose Tipps, Tricks und Anleitungen

Dennoch braucht ihr euch an dieser Stelle nicht überfordert fühlen, denn für alle unerfahrenen Abiparty-Veranstalter (oder die, die es werden wollen) haben wir einen ausführlichen Leitfaden entwickelt, der euch Schritt für Schritt bei Organisation und Umsetzung eurer Abifete begleitet. Hier werden alle wichtigen Aspekte angesprochen, verschiedene Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt und Checklisten geboten.
 
Des weiteren findet ihr in unserem Tutorial auch alle relevanten Werbemittel, die ihr für eure Vofifete benötigt: Eintrittskarten, Getränkekarten und Getränkeplakate, Veranstaltungsplakate und -flyer, Einlass-Stempel, Wertmarken und PVC-Banner. Brandet alles mit eurem individuellen Abimotto! Im Paket „Abi-Vofi“ findet ihr darüber hinaus detaillierte Informationen, welche Infos auf welchem Produkt platziert werden sollten.
 
Hier geht’s zum Leitfaden „Tipps & Tricks: Abi-Vofi-Fete / Abiparty“
Hier könnt ihr die Detailinfos zu den „Abi-Vofi“ relevanten Werbemitteln einsehen
 
Darüber hinaus bieten wir euch für eure Vorfinanzierungsfeten noch einen vorbereiteten Schichtplan an, der euch bei der Einteilung des benötigten Personals für eure Abiparty hilft.
 
Hier könnt ihr den Schichtplan für eure Abiparty dowloaden
 
Wir wünschen euch bei eurer Organisation Abiparty ganz viel Erfolg und viel, viel Geld für eure Stufenkasse!
Für das abigrafen.de-Team,
Regina