Tipps und Tricks für die Organisation der Abizeitung / Abibuch - Organisation in Teams & Sammeln von Daten - abigrafen.de® GmbH
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Organisation in Teams & Sammeln von Daten

Es gibt viel zu tun! Daher sollte das Abizeitungsteam aus vielen arbeitswütigen Leuten bestehen, denn es gibt genug Aufgaben zu erledigen. In jeder Stufe gibt es Spezialisten für einen bestimmten Bereich. Diese sollte man überzeugen, ihr Können in die Entstehung der Abizeitung zu investieren.

Am besten ist, wenn ihr einzelne Arbeitsgruppen gründet, die dann selbstständig und eigenverantwortlich die nötigen Inhalte erarbeiten. Die Koordination der einzelnen Teams ist Aufgabe des/der Chefredakteur/in – hier fließen alle Informationen zusammen.

Um die Zusammenarbeit effizient zu gestalten, solltet ihr je Arbeits- gruppe/Team einen Verantwortlichen bestimmen, der der Chefredaktion entsprechendes Feedback gibt. Für eine klare Definition der Aufgaben empfehlen wir euch folgende Arbeitsgruppen:


Arbeitsgruppe „Fotos“
Dieses Team kümmert sich um alles, was mit Fotos zu tun hat. Beispielsweise gehört das Einsammeln von Fotos jedes einzelnen Schülers, von Lehrern oder Stufenfahrten dazu. Wenn – trotz bitten und betteln – einige Schüler keine Fotos abgeben, nehmt einfach einen Fotoapparat mit in die Schule und schießt die fehlenden Fotos selbst. Hier gilt zu beachten: Das Recht am eigenen Bild hat jeder selbst, also fragt vor der Veröfffentlichung um Erlaubnis!


Arbeitsgruppe „Layout“
Das Layout-Team ist für alles verantwortlich, was mit dem Layout der Abschlusszeitung zu tun hat. Hier geht es einerseits um die Gestaltung des Abimottos und andererseits um das komplette Layout der Abizeitung.

Bestenfalls wird die Aufgabe einer Person übertragen, die mit Grafik- oder Bildbearbeitungsprogrammen schon Erfahrungen gesammelt hat oder technisch versiert ist und natürlich einen entsprechenden Computer zur Verfügung hat. Zwar findet ihr Hilfestellungen und detaillierte Anleitungen auf www.abigrafen.de, doch die Komplexität eines professionellen Layoutprogramms (wie beispielsweise Adobe InDesign) lässt sich nicht „mal eben“ kommunizieren. Vielleicht könnt ihr notfalls auch auf einen Experten außerhalb eurer Jahrgangsstufe zurückgreifen.


Arbeitsgruppe „Personen/Kursberichte“
Dieses Team ist zuständig für alle Steckbriefe und Kursberichte. Hier sind die engagiertesten und besten Schreiberlinge des Jahrgangs am richtigen Platz.


Arbeitsgruppe „Kommentare & Sprüche“
Das Sammeln, Zuordnen, Korrekturlesen und die Auswahl von lustigen Kommentaren und Sprüchen von Mitschülern und/oder Lehrern gehört zu den Aufgaben dieses Teams.


Arbeitsgruppe „Statistiken/Stufenwahlen“
Um Entwicklung, Sammlung und Auswertung von Umfragen, Statistiken, Rankings und Stufenwahlen kümmert sich dieses Team.


Arbeitsgruppe „Sponsoring“
Dieses Team ist besonders wichtig. Hier gilt es, möglichst vielen Unternehmen einen Anzeigenplatz in eurer Abizeitung schmackhaft zu machen und Geld für die Refinanzierung zu sammeln. Das Team braucht ein paar gute „Verkäufer“ für die Sponsoren, denn genug Geld kann nie in eurer Abikasse sein!


Arbeitsgruppe „Finanzen“
Dieses Team behält die Übersicht über die Finanzen. Notfalls muss dieses Team auch als „Geldeintreiber“ fungieren, um Kohle innerhalb der Stufe für die Vorfinanzierung einzusammeln. Auch Einna men aus Sponsoring gehen dieser Gruppe zu. Hier wird Buch geführt, Quittungen für die Anzeigen-Partner ausgestellt, Rechnungen der Produktion eingesammelt oder Einnahmen von der Vofi-Fete verwaltet. Hier braucht ihr eine vertrauenswürdige Person, die ge- wissenhaft alle Ein- und Ausnahmen protokolliert.

Ganz wichtig: Vergesst nicht, neben euren Ausgaben für den Abizeitung auch die anderen Ausgaben mit einzukalkulieren (wie beispielsweise Abizeitung oder Abiball). Bestenfalls setzen sich die Schatzmeister der jeweiligen Arbeitsgruppen zusammen und erstellen EINE gemeinsame Einnahmen/Ausgaben Übersicht, damit auch nichts vergessen wird und eine vernüftige Budget-Planung und Aufteilung auf die einzelnen Projekte möglich ist.

Tipps

  • Hilfsprogramme zur Organisation findet ihr im »Tool-Bereich

  • Redaktionsteam der Abizeitung
  • Eröffnet eine Facebook-Gruppe für das Redaktionsteam; bei Veröffentlichungen weiß dann jeder innerhalb der Gruppe automatisch bescheid

  • Je Arbeitsgruppe/Team einen Verantwortlichen bestimmen, der mit der Chefredaktion im ständigen Dialog steht

  • Erstellt eine aktuelle und vollständige Stufenliste, denn die Kontaktdaten von jedem in der Stufe sollten für das Redaktionsteam immer verfügbar sein, um in redaktionellen Notfällen schnell offene Fragen klären zu können

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