Tipps und Tricks für die Abiparty - alternative Locations - abigrafen.de® GmbH
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Tipps & Tricks für die Abiparty Planung abigrafen.de
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Alternative Locations für Abiparties

Natürlich habt ihr auch die Möglichkeit, in der Schulaula, einer Sporthalle oder auf einem stillgelegten Fabrikgelände zu feiern – allerdings ist dies mit erheblichem Mehraufwand und viel höheren Kosten verbunden (siehe hierzu auch [4] Rechte & Steuern). In solch‘ einem Fall gilt es folgende Punkte zu klären:

  • Kapazität (Gästeanzahl, Platz für Bar, Theken, DJ...)
  • Strom- & Wasserversorgung
  • Kühlmöglichkeiten für Getränke
  • Sanitäranlagen / Toilettenwagen
  • Theken, Bars
  • Technische Ausstattung (Licht-/Tontechnik)
  • Gute Erreichbarkeit (öffentliche Verkehrsmittel)
  • Gesetzliche Sicherheitstandards (Notausgänge, Feuerlöscher....) evtl. Brandwache oder Sanitäter vor Ort
  • Haftpflichtversicherung
  • GEMA Gebühren / Vergnügungssteuer
  • Genehmigung Ordnungsamt, Schankerlaubnis, Sperrzeit
  • Endreinigung

  • Für die Fete in alternativen Locations, müsst ihr euch um vieles selbst kümmern. Viele Dienstleistungen müsst ihr wahrscheinlich extern einkaufen, was eure Abikasse dann natürlich zusätzlich belastet.
    Der große Vorteil dieser Lösung: Die Gewinnspanne ist – wenn alles nach Plan läuft – oftmals deutlich höher, als in der Kooperation mit einer Discothek.
    Egal, was ihr extern einkauft: Ihr solltet stets mehrere Angebote einholen und vergleichen. Vergesst dabei aber nicht, nur auf den Preis zu achten: Schließlich ist auch Qualität oder Umfang der Dienstleistung extrem wichtig oder mitunter sogar ausschlaggebend!


    Discjockey & Licht-/Tontechnik
    Das wichtigste auf einer gelungenen Party ist natürlich die Musik! Ihr braucht also mindestens einen guten DJ. Hier solltet ihr bes- tenfalls auf Empfehlungen zurückgreifen oder zumindest ein paar Demo-Tapes anhören. Auf blauen Dunst sollte man kein Booking vornehmen – da kann es schnell zu bösen Überraschungen kommen und euch ist die Laune gründlich verdorben. Bestenfalls brieft ihr den DJ eurer Wahl vor der Veranstaltung. Besprecht mit ihm eure musikalischen Wünsche, schreibt ihm auf, welche Lieder er auf jeden Fall spielen sollte und welche Musikrich- tungen für euch ein absolutes „no-go“ sind. Bedenkt dabei immer, dass dabei der Geschmack der Masse ent- scheiden sollte. Mit einem guten Mix aus aktuellen Charts, House und R‘n‘B/Soul kann der DJ so gut wie nichts falsch machen und es ist für jeden etwas dabei.

    Wichtig ist – neben guter Musik – gleichwohl eine ausreichende Lichtanlage (beispielsweise mit Discokugel und bunten Scheinwerfern), die zur perfekten Partyatmosphäre und -stimmung einfach dazu gehören. Denn wer tanzt schon gerne unter grellen Neonröhren? Manche Lichtanlagen laufen automatisch, manche Systeme werden manuell vom DJ bedient. Für einige Anlagen ist allerdings eine zusätzliche Person von Nöten – ein sogenannter Lightjockey. Fragt vorher nach, damit nicht am Ende eine Person zur Umsetzung fehlt. Falls eure gewählten Räumlichkeiten nicht über eine entsprechende Licht-/Tontechnik verfügt (vorher abfragen!), müsst ihr euch darum selbst kümmern. Allerdings bieten viele DJs gegen Aufpreis an, entsprechende Technik mitzubringen. Sprecht vorher mit ihnen ab, was ihr für euer Programm benötigt (Musikanlage, Lautsprecher, Verstärker, Mirofon, Discokugel, Scheinwerfer etc.).


    Getränkelieferanten
    Getränke solltet ihr auf Kommission ordern, da die zu verzehrende Menge im Vorfeld nur schwer abzuschätzen ist. Die meisten Getränkehändler lassen sich darauf ein. Versucht auch hier, ein bisschen zu handeln – empfehlenswert ist beispielsweise, den Bierpreis herunter zu handeln, da der Verbrauch hier erfahrungsgemäß hoch ist. Haltet eure Vereinbarungen mit dem Lieferanten schriftlich fest:
  • Was wird geliefert?
  • Wieviel von einzelnen Getränken wird geliefert?
  • Wann wird geliefert?
  • Welche Preise sind für die einzelnen Produkte vereinbart?
  • Können ungeöffnete Flaschen nachher wieder zurück gegeben werden (Kommission)?

Wichtig ist, genau abzuklären, wann die Lieferung erfolgt und wann optional Theken / Bars aufgebaut werden.


Servicepersonal
Hier werden traditionell die Schüler der unteren Jahrgangsstufen verpflichtet. Ob als Barkeeper oder Kellner, am Eingang, der Kasse, der Garderobe oder am Wertmarkenstand – kümmert euch rechtzeitig um helfende Hände.

Ein feiner Zug wäre dann, den Helfern ein paar Wertmarken / Freigetränke als Dankeschön zukommen zu lassen.

Je nach Location solltet ihr auch über Security am Eingang nachdenken. Eventuell kennt auch jemand aus der Stufe einen Kollegen aus dem Fitness-Studio, der für kleines Geld oder ein paar Freigetränke am Eingang die Aufsicht führt und bei Bedarf für Ordnung sorgt.

Wichtig ist auf alle Fälle, einen Bereich für die Garderobe der Gäste zu haben. Es gilt jede Menge Kleidungsstücke einzusortieren und nachher auch wieder zu finden, weshalb diese Aufgabe sorgsam ausgeführt und gut strukturiert werden muss. Kümmert euch frühzeitig um notwendiges Material wie Kleiderbügel, Aufhänger, Nummernzettel und Wechselgeld. Wenn eine Jacke verloren geht, haftet ihr dafür (davon entbindet euch auch kein Schild wie „Für Garderobe übernehmen wir keine Haftung“). Für den Inhalt in den Jacken – wie Ausweis, Handy oder Portemonaie seid ihr jedoch nicht haftbar.

Tipps

    Abiparty Schichtplan
  • Überlegt frühzeitig, für welche Servicestationen ihr Personal benötigt und kümmert euch um Helfer – eine »Schichtplan-Vorlage könnt ihr euch kostenlos herunterladen.

  • Vor der Fete unbedingt einen Soundcheck machen

  • Wechselgeld für die Kasse (ggf. Garderobe) besorgen

  • Auf- & Abbauzeiten mit Location absprechen

  • Bei Bedarf rechtzeitig um professionelle Hilfe (Haus- meister, Techniker...) für Auf-/Abbau kümmern

  • Um Stolperfallen zu vermeiden, unbedingt verlegte Kabel mit Klebeband auf dem Boden fixieren

  • Abiparty Checkliste
  • Alles auf einen Blick: Ladet euch hier die »kostenlose Checkliste für "Abiparty in der Schule (einem gemieteten Raum, Sporthalle, Fabrikgelände oder sonstige Locations) herunter.

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