Tipps und Tricks für den Abiball - Festlegung der wichtigsten Fakten - abigrafen.de® GmbH
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Festlegung der wichtigsten Fakten

Gästeanzahl
Zuallererst solltet ihr eine Umfrage starten, aus dessen Ergebnis hervorgeht, wie viele Personen am Veranstaltungsabend des Abi-Balls anwesend sein werden. Dazu gehören neben der kompletten Abiturklasse natürlich die Familienangehörigen, Freunde, Schullei- tung, Lehrer, Sekretärinnen/Sekretäre, Hausmeister, Ehemalige und Schulsprecher.

Um die Anzahl nicht ausufern zu lassen, könnt ihr auch eine maxi- male Gästeanzahl für jeden Abiturienten festlegen (natürlich muss gerade auf große Familien Rücksicht genommen werden!). Wenn also feststeht, wie viele Personen verbindlich kommen, ist die Größenordnung der Räumlichkeit festgelegt.


Programm
Bevor ihr mit der Suche einer geeigneten Location beginnen könnt, müsst ihr allerdings noch grob die Programminhalte festlegen. Wenn Sketche / Theaterstücke / Tänze etc. aufgeführt werden sol- len, ist eine Bühne mit entsprechender Technik empfehlenswert – sind ausschließlich Reden oder sogar die Zeugnisübergabe geplant, kann dies auch auf einem einfachen Podium passieren.

Wenn es eine Tanzfläche geben soll, dann ist natürlich neben einer leistungsfähigen Musik-/Tonanlage auch eine gute Lichtanlage für entsprechende Atmosphäre von Nöten.


Veranstaltungsdatum
Ein ganz entscheidender Punkt ist die Festlegung eines Datums für euren Abiball. Bestenfalls einigt ihr euch auf einen Wunschtermin sowie ein bis zwei alternative Ausweichtermine – denn ob die Location eurer Wahl noch frei ist, muss erst abgeklärt werden. Bei der Wahl des Datum ist freitags oder samstags sinnvoll, denn dann können auch alle Berufstätigen so lange bleiben, wie sie möchten.

Achtet bei der Wahl eures Datums auch auf Parallelveranstaltungen in der Nähe – dies wäre beispielsweise für die Parkplatzsituation relevant. Ebenfalls sollte an eurem „Tag der Tage“ nicht gerade ein WM-Fussball Finale sein, denn dann wird es unter Umständen schwer, den Vati hinter dem Fernseher weg zu locken.

Bestenfalls liegt der Termin außerhalb der Ferien und auch nicht an einem verlängerten Wochenende, da zu diesen Zeiten die Gefahr groß ist, dass viele potentielle Gäste gerade im Urlaub sind.


Budget
Zu guter letzt müsst ihr natürlich das Budget für euren Abiball festlegen. Welche Location ausgewählt wird, ob ein Partyservice in Anspruch genommen oder professionell Werbung betrieben wird, hängt maßgeblich vom Budget des Jahrgangs ab. Deshalb sollte die Summe, die für den Abiball insgesamt zur Verfügung steht, vor der weiteren Planung festgesetzt werden.

Bezieht in eure Gesamtkalkulation auch die Refinanzierungsmöglichkeiten mit ein – diese können beispielsweise sein:

  • Eintrittsgelder Abiball (Lehrer und Abiturienten bezahlen in der Regel keinen Eintritt, dafür aber alle weiteren Gäste)
  • Spenden / Zuschüsse von Sponsoren für Logointegration auf ausgewählten Werbemitteln oder für eine Anzeige in eurer Abizeitung / eurem Abibuch
  • Abi-Vorfinanzierungsfete / Oberstufenparty (Eintrittsgelder, Getränkeverkauf, Garderobe)
  • Förderung durch Schule (Förderverein), Sponsoren, Elternrat etc.
  • Sonstigen Aktionen zur Aufbesserung der Abi-Kasse wie beispielsweise Flohmarkt auf dem Schulhof, Kuchen-/Waffelverkauf in der Schul-Cafeteria / dem Schulkiosk, Konzert mit der Schülerband / dem Schulorchester, Gewinnspiel, oder Ä̈hnliches


Auch die Abiturienten selbst sollten einen finanziellen Beitrag leisten. Das Orgateam „Finanzen“ sollte rechtzeitig ein Konto einrich- ten, auf das alle künftigen Abiturienten regelmäßig einen kleinen Betrag einzahlen. Im besten Fall können gezahlte Beträge der Abiturienten nach dem Abi komplett zurückgezahlt werden.

Ganz wichtig: Vergesst nicht, neben euren Ausgaben für den Abiball auch die anderen Ausgaben mit einzukalkulieren (wie beispielsweise Abizeitung / Abibuch). Bestenfalls setzen sich die Schatzmeister der jeweiligen Arbeitsgruppen zusammen und erstellen EINE gemeinsame Einnahmen / Ausgaben Übersicht, damit auch nichts vergessen wird und eine vernüftige Budget-Planung und Aufteilung auf die einzelnen Projekte möglich ist.

Tipps

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